Vad är en kallelse årsstämma BRF och vad ska den innehålla?
En korrekt kallelse årsstämma BRF är grunden för att stämmans beslut ska vara juridiskt giltiga. Enligt bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar finns tydliga krav på vad kallelsen måste innehålla. Läs gärna vår guide om årsstämma i BRF för en bredare översikt av hela stämmoprocessen.
Fyra uppgifter är alltid obligatoriska: datum, tid, plats och dagordning. Saknas något av dessa kan beslut som fattas på stämman angripas och ogiltigförklaras i efterhand.
Föreningens egna stadgar kan ställa högre krav än lagen. Kontrollera alltid stadgarna innan ni skickar kallelsen.
Dagordningens obligatoriska punkter
Dagordningen ska lista alla ärenden som stämman ska behandla. Vissa punkter är alltid obligatoriska och får inte uteslutas.
- Val av ordförande och sekreterare för stämman
- Val av justeringspersoner
- Fråga om stämman blivit utlyst enligt stadgarna
- Styrelsens och revisorernas berättelser
- Fastställande av resultat- och balansräkning
- Beslut om resultatdisposition
- Ansvarsfrihet för styrelseledamöterna
- Val av styrelseledamöter och suppleanter
- Val av revisorer
- Val av valberedning
- Behandling av motioner och styrelsens förslag
Läs mer om valberedningens roll för att förstå hur nomineringsprocessen bör fungera inför stämman.
Bilagor som ska följa med kallelsen
Årsredovisningen och revisionsberättelsen ska hållas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före stämman. Många stadgar kräver att de bifogas kallelsen direkt – kolla alltid era egna handlingar. Du hittar mer information om vad som ingår i en årsredovisning för BRF.
Inkomna motioner till årsstämman ska bifogas om de kommit in i rätt tid. Valberedningens förslag bör också bifogas om det är klart, så att medlemmarna kan förbereda sig inför val.
Kallelse årsstämma BRF – när ska den skickas?
Enligt lagen om ekonomiska föreningar ska kallelsen skickas tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. Det är ett tidsintervall – ni kan alltså inte skicka kallelsen tio veckor i förväg och räkna med att det räcker.
Föreningens stadgar kan kräva längre framförhållning, till exempel fyra veckor som minimum. Det är stadgarna som gäller om de är strängare än lagen.
Om kallelsen skickas för sent kan beslut som fattas på stämman klandras av en missnöjd medlem inom tre månader. Styrelsen bör i ett sådant läge kalla till en ny korrekt utlyst stämma.
Hur skickar man kallelsen – brev, anslagstavla eller e-post?
Lagen anger att kallelsen ska skickas till varje medlem på ett sätt som är känt för föreningen. I praktiken styrs kallelseformen av föreningens stadgar. Vanliga former är brev till folkbokföringsadressen, utdelning i brevlådan eller anslag på anslagstavlan.
Många äldre stadgar kräver fortfarande fysisk kallelse. Kontrollera exakt formulering – ”skriftlig kallelse” kan tolkas olika beroende på när stadgarna skrevs.
För en liten BRF är det praktiskt att kombinera anslagstavla med personlig utdelning i brevlådan. Fotografera gärna anslaget och anteckna datum för utdelning som dokumentation.
Digital kallelse – vad gäller?
E-post och digitala portaler är tillåtna som kallelseform – men bara om stadgarna medger det och medlemmarna aktivt samtyckt till digital kommunikation. Samtycket bör vara dokumenterat.
Om stadgarna inte nämner digital kallelse bör ni inte använda e-post som enda kanal. Det säkraste alternativet är att kombinera e-post med fysisk kallelse för att vara täckt oavsett vad stadgarna säger.
Checklista för styrelsen
Gå igenom följande steg i god tid – räkna bakåt från stämmodatumet.
- Bestäm datum för stämman – välj ett datum som ger minst 2 veckors kallelsetid och max 6 veckor.
- Läs igenom stadgarna – kontrollera krav på kallelseform, tidsfrist och bilagor.
- Sätt sista dag för motioner – kommunicera detta till medlemmarna minst 3–4 veckor innan kallelsen ska ut.
- Säkerställ att årsredovisningen är klar – revisorn behöver tid, planera bakåt från stämmodatumet.
- Samla in valberedningens förslag – be om detta i god tid så det kan bifogas kallelsen.
- Skriv och korrekturläs kallelsen – kontrollera att alla obligatoriska punkter finns med.
- Skicka kallelsen på rätt sätt – följ kallelseformen i stadgarna.
- Dokumentera utskicket – notera datum och metod, fotografera anslag och spara e-postbekräftelse.
- Planera för protokoll från stämman – bestäm vem som ansvarar för detta.
Börja minst 8 veckor före stämman för att ha tillräcklig buffert.
Skillnad mellan ordinarie stämma och extra föreningsstämma
Den ordinarie stämman hålls en gång per år och behandlar årsredovisning, ansvarsfrihet och val. Den ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut – för de flesta BRF:er innebär det senast 30 juni.
En extra föreningsstämma kallas när behov uppstår utanför den ordinarie cykeln, till exempel vid en större investering eller stadgeändring. Kallelsefristerna är desamma enligt lag, men stadgarna kan tillåta kortare frister i akuta situationer.
Styrelsen kan kalla till extra stämma på eget initiativ. Medlemmar som representerar minst en tiondel av alla röster kan också kräva det – se lagen om ekonomiska föreningar på riksdagen.se.
Vanliga frågor om kallelse årsstämma BRF
Hur långt innan ska kallelse skickas?
Kallelsen ska skickas minst 2 veckor och max 6 veckor före stämman enligt lag. Kontrollera alltid föreningens stadgar – de kan kräva längre framförhållning.
Kan man skicka kallelsen via e-post?
Ja, om stadgarna tillåter det och berörda medlemmar har samtyckt till digital kommunikation. Annars bör fysisk kallelse kombineras med e-post för att vara på säkra sidan.
Vad händer om kallelsen skickas ut för sent?
Beslut fattade på en felaktigt utlyst stämma kan klandras och ogiltigförklaras av en medlem inom tre månader. Styrelsen bör kalla till en ny korrekt utlyst stämma och fatta besluten på nytt.
Vem ansvarar för att skicka ut kallelsen?
Styrelsen ansvarar alltid för att kalla till stämman. I föreningar med förvaltningsbolag kan uppgiften delegeras i praktiken – men det juridiska ansvaret kvarstår hos styrelsen.